Interessentanalyse - fire trin

Det er vigtigt at involvere ressourcepersoner, der har et indgående kendskab til projektets område og omgivelser. Det er derfor naturligt at vælge en idégenereringsmetode, der lægger op til at udnytte alle projektmedlemmernes forskellige perspektiver, hovr også projektejer og styregruppe kan involveres. Den brede involvering er med til at sikre 1) at de vigtigste interessenter bliver identificeret 2) at der etableres engagement i projektgruppen. Interessentanalysen gennemføres i nedenstående fire trin vha. papkortmetoden:

Trin 1: Brainstorm - identifikation af interessenter

På dette trin skal projektgruppen komme med idéer til, hvem der bliver berørt i projektforløbet, og hvem der bliver berørt af resultatet.
Hvert projektmedlem noterer alle tænkelige interessenter ned på papkort (5-10 min.), der efterfølgende vilkårligt sættes op på væggen. Interessenterne kan opdeles i henholdsvis for projektet og imod projektet og markeres ved eksempelvis at anvende blå kort for de interessenter, der er for, og røde kort for dem, der er imod.
Interessenter, der er for projektet, kan eksempelvis være dem der får et stort udbytte uden at skulle yde så meget og tilsvarende kan de interessenter, der er imod være dem, der skal yde meget uden at få så stort et udbytte.
Papkortene fastsættes på væggen med ”tyggegummi” så de efterfølgende kan flyttes rundt.

Trin 2: Sortering af interessenter efter indflydelse

Interessenterne sorteres i kategorier ud fra, hvor stor indflydelse de har på projektet, og hvor nødvendig deres medvirken er for, at projektet bliver gennemført.
  • Det kan være afgørende at bruge mange kræfter på de interessenter, som har stor indflydelse på, om projektet når sine mål i praksis (interessenter, som kan blokere for projektets gennemførelse).
  • Der kan også være interessenter med stor indflydelse, men hvor medvirken ikke i særlig høj grad er nødvendig. Det kan være ledere eller opinionsdannere, som ikke umiddelbart er synlige, men som det på et tidspunkt kan være afgørende at have med (kan f.eks. kontrollere ressourcer eller påvirke personer).
  • De interessenter, som ikke har stor indflydelse, men som i høj grad påvirkes af projektet (ofte slutbrugere), kan være vigtige at inddrage tidligt i projektet, så de kan indstille sig på forandringerne - og således øge muligheden for, at de helhjertet vil påtage sig ansvar for forandringen.
Gruppens medlemmer skal på dette trin flytte på kortene og placere interessenterne i et koordinatsystem i forhold til indflydelse og medvirken (5-10 min.).

Trin 3: Udvælgelse af væsentligste interessenter, prioriteringsskema og interessentskema

Det er ikke muligt at fokusere på samtlige interessenter i projekter. Derfor udvælges de væsentligste interessenter. Måden, hvorpå disse udvælges, er ved at prioritere dem kvadrant for kvadrant, med undtagelse af interessenterne i nederste venstre kvadrant, der ikke betragtes som vigtige.

Trin 4: Opsamling og konklusioner

  • Som sidste trin i interessentanalysen vurderes det samlede billede på baggrund af følgende spørgsmål:
  • Hvad betyder interessentanalysen for det samlede projekt og for projektledelsen?
  • Giver analysen anledning til at justere formål, mål og resultatveje i projektet?
  • Hvordan skal beslutningsprocesen indrettes?
  • Hvordan skal projektet organiseres?
  • Hvem skal involveres og hvornår og hvordan?
  • Hvilke aktiviteter til interessenthåndtering skal lægges ind i kommunikationsstrategien?


Interessentanalyse

Ofte vil mange personer og organisationer have en eller anden interesse i et projekt. De kan være positive eller negative overfor projektet, og de kan have større eller mindre indflydelse på projektets forløb og efterfølgende implementering. Det er derfor vigtigt i et projekt at fastslå de vigtigste interessenter og pege på strategier til håndteringen af disse.

Formål

Formålet med en interessentanalyse er at skabe et overblik over projektets interessenter samt at sikre en målrettet og differentieret håndtering af projektets interessenter, herunder at skabe strategisk vigtige relationer mellem projektet og interessenterne.
Interessentanalysen skal således identificere de kritiske interessenter, for efterfølgende at kunne beslutte, hvilke tiltag der skal iværksættes for at håndtere dem. Eksempelvis skal der skelnes mellem, hvem der skal orienteres, informeres, høres eller involveres i projektet. Dette kan ske dels gennem projektets organisering og dels gennem kommunikationsstrategien.

Resultatmål

  • Projektets interessenter er identificeret
  • Der er sket en positionering af interessenterne i forhold til væsentlighed for projektet
  • Der er opstillet konkrete aktiviteter til håndtering af vigtige interessenter
Strategierne kan f.eks. omhandle, hvordan projektet bruger den viden, som interessenterne har, hvordan projektet skaffer accept og opbakning fra interessenter, samt hvordan projektet minimerer modstanden i en efterfølgende implementeringsfase i projektet.
Eksempler på interessenter kan være projektets målgruppe, projektejer, opdragsgivere, slutbrugere, borgere, beslutningstagere, politikere, myndigheder, leverandører med flere.
Interessentanalysen bør tages frem med jævne mellemrum i projektgruppen, da projektet og dets kontekst kan ændre sig med tiden. F.eks. kan et regeringsskifte påvirke en politisk dagsorden i en projektgruppe, ligesom ny lovgivning kan medføre, at projektet ændrer karakter.

ref: http://www.e.gov.dk/redskaber_og_vejledninger/projektmodel/idebeskrivelse/interessentanalyse/